Mejorar la productividad poniendo orden en Gmail

Una de las frases que más puede definir la forma en que me siento cómodo trabajando es «Orden dentro del desorden«. No soy el único, son muchas las personas que guardan un orden estricto dentro de, para cualquier observador externo, un caos.

Pero hoy en la entrada, os quería hablar de un problema que he visto recurrente estos días por las redes con todas aquellas personas que se han zambullido de pleno en teletrabajo a causa del covid-19.

Curiosamente, muchas de estas personas tenían un problema común: organizar el correo electrónico. Porque es evidente que el motor del teletrabrajo continua siendo el correo electrónico. Ni redes sociales, ni Skype, ni WhatssApp, ni Telegram: el correo electrónico.

El caos de evidente de un Gmail

Muchas personas no aprovechan las múltiples posibilidades que brinda Gmail, un potente gestor de correo, para aumentar la productividad y mejorar todos los procesos, por no hablar de mantener un orden y no volverse loco.

Aunque no queramos, nuestro correo de Gmail en muchas ocasiones también se convierte en nuestro correo de trabajo, y aunque en el telf es mucho más fácil poder tener diferentes cuentas en una, lo cierto es que con el correo electrónico no sucede así.

Por eso, me gustaría explicaros algunos de los trucos que utilizamos en Escurçó de hace años, y que llevan  a que nuestro «caos» sea algo más «ordenado».

Cuentas cuentas y cuentas

Al final, gestionamos tantas webs con sus respectivos correos que se vuelve complejo el poder hacer un uso racional de todos ellos sin caer en cierto caos. A mi personalmente me gusta tener todos los correos bien centralizados, porque de esa manera aunque tenga 20 cuentas con un vistazo rápido veo todo lo que ha podido entrar, y a partir de aquí hago selección.

Añadir cuentas en gmail

Una de las funcionalidades más interesantes en Gmail es poder añadir más cuentas. De hecho, puedes añadir bastantes sin problemas, con sus respectivos «alias», firmas y demás. Esto quiere decir que a la práctica es como si estuvieras utilizando ese correo en tu propio hosting.

Esto va muy bien para poder vincular las cuentas de trabajo en el propio Gmail, al final, tener un correo corporativo, estilo info@escurco20.cat, es una cuestión de imagen que debes tener en cuenta para dar seriedad y profesionalidad a tu empresa y servicio.

Si aún continuas utilizando un Gmail y quieres un correo con tu apellido, estilo, menganito.com, contacta con nosotros, quizá tenemos precios y opciones interesantes al tener descuentos por la gran cantidad de dominios y hosting que gestionamos.

Filtros para no volverse loco

Bien, ahora ya tenemos unas 10 cuentas añadidas, pero es un caos, porque tengo correos mezclados. Pues bien, la solución es muy fácil, de hecho, durante la configuración de una nueva cuenta ya te pide si quieres añadirle un «filtro».

Estos filtros de Gmail ayudan mucho, ya que puedes hacer que los correos de una determinada cuenta salgan con color y marca.

También puedes hacer cosas interesante, por ejemplo hacer que no te pasen por la bandeja de entrada, y se vayan a un filtro concreto, que tendrás en la columna de la izquierda:

Es una opción muy buena, por ejemplo cuando quieres que correos de mantenimiento, estilo «Se ha actualizado tu wordpress» no te hagan llenar tu bandeja de entrada.

Tienes múltiples opciones y condicionales, que te permiten una personalización muy amplia y útil:

También es una buena opción para clientes concretos. Yo hago un uso bastante intensivo de esto, así siempre tengo todas las comunicaciones de un determinado cliente en un click, porque si entras al filtro verás que solamente te salen los correos específicos.

Revisando para tomar capturas que ayudarán a dar algo de color a esta entrada, he visto que tengo unos 45 filtros creados 🔥

Algunos consejos extra

Pero no solamente de filtros vivo la persona ordenada, también hay otras técnicas que suelen dar muy buenos resultados:

  • Mantener el correo al día, limpiando y borrando aquello que no necesitamos. Puede parecer que tenemos espacio eterno, pero es bueno borras los correos no esenciales o que no aportan nada.
  • Sobre el punto anterior, es doblemente importante ir borrando aquello irrelevante, porque si luego quieres buscar alguna cosa puedes acabar loco.
  • No hace falta colorear todos los filtros: un error que cometí fue poner colores a todos los filtros, eso hizo que mi Gmail fuera una especie de arco iris gigante que hacía daño a la vista, te recomiendo solo poner a lo esencial, o incluso agrupar colores en base a preferencias o temáticas.
  • Crea firmas chulas, quizá me ánimo más adelante y os detallo como las tenemos nosotros.

Y hasta aquí esta pequeña entrada con estos consejos para mejorar tu productividad de tu teletrabajo con Gmail.



Antoni

Persona de letras en un mundo de ciencias. Siempre buscando la perspectiva humanista de las cosas. Un día descubrí el SEO y ya no me pude desenganchar de él, para bien o para mal :)